No todas las migraciones son del sitio completo. A veces el sitio está perfecto donde está, pero el correo es el problema: llega tarde, cae en spam con frecuencia, o simplemente querés pasarlo a un servicio de correo distinto sin tocar nada del hosting web. Es una situación más común de lo que parece, y el procedimiento es bastante más simple que una migración completa, siempre que se respete el orden correcto.
Cuándo tiene sentido separar correo y hosting
Hay escenarios concretos donde esto es la decisión correcta. El sitio está bien alojado y funciona rápido, pero el correo de ese mismo proveedor tiene problemas de entrega o de spam que no se resuelven. O al revés: querés centralizar el correo de varios dominios en un mismo servicio de correo profesional, mientras cada sitio sigue alojado donde estaba. O simplemente preferís un servicio de correo especializado por sus herramientas de colaboración, mientras el hosting web sigue siendo el mejor lugar para el sitio en sí.
Lo importante para entender esto es que el dominio no tiene "un solo lugar": puede tener el sitio web apuntando a un servidor y el correo apuntando a otro completamente distinto, al mismo tiempo. Son dos configuraciones de DNS independientes sobre la misma dirección.
El registro que hace la magia: MX
Cada dominio tiene un registro DNS llamado MX (de Mail Exchanger) que le dice al mundo a qué servidor entregar el correo dirigido a ese dominio. Es completamente independiente del registro que apunta el sitio web. Cambiar el MX no toca el sitio para nada; cambiar dónde apunta el sitio no toca el correo para nada.
Migrar solo el correo consiste, en esencia, en cambiar ese registro MX del servidor viejo al nuevo, sin tocar los demás registros del dominio.
El orden correcto, paso a paso
1. Creá las cuentas nuevas en el destino antes de cambiar nada. Mismas direcciones, contraseñas nuevas. En este punto el correo real todavía sigue llegando al servidor viejo.
2. Migrá los mensajes existentes. Si hay años de correo acumulado que querés conservar, este es el paso que más tiempo lleva. La mayoría de los servicios de correo ofrecen alguna herramienta de importación que copia los mensajes desde el servidor anterior; si el volumen es grande, puede demorar horas.
3. Probá las cuentas nuevas antes de cambiar el MX. Enviá y recibí un mensaje de prueba usando la configuración nueva, sin haber tocado todavía el registro público. Así confirmás que todo funciona antes de que dependa de eso el correo real.
4. Recién ahora, cambiá el registro MX para que apunte al servidor nuevo. Este es el punto de no retorno, y es exactamente el mismo principio que en una migración de sitio: no se cambia nada público hasta haber probado en privado.
5. Esperá la propagación, que puede tardar de una hora a un día completo. Durante ese lapso, algunos mensajes pueden llegar al servidor viejo y otros al nuevo, según qué proveedor de internet consulte primero.
6. Mantené accesible el servidor viejo unos días más, para rescatar cualquier mensaje que haya llegado ahí durante la propagación.
Los otros registros que conviene revisar
El MX no viaja solo. Si el dominio tenía configurados registros de autenticación de correo (los que evitan que tus mensajes cayeran en spam), hay que recrearlos apuntando al servicio nuevo, porque son específicos de cada proveedor de correo. Copiar los valores viejos sin cambiarlos no funciona: cada servicio de correo tiene los suyos propios.
Si vas a seguir enviando correo saliente desde alguna aplicación del sitio (un formulario, por ejemplo) con una dirección del dominio, confirmá que esa aplicación quede configurada contra el servidor de correo nuevo, no el viejo, o los envíos van a fallar en silencio.
Errores comunes al hacerlo
Cambiar el MX antes de migrar los mensajes viejos. Una vez que el MX apunta al nuevo servidor, el correo que llegaba al viejo deja de fluir hacia ahí, y si todavía no migraste el historial, se vuelve mucho más incómodo de recuperar.
Olvidarse de actualizar los dispositivos. Cada celular y cada programa de correo tiene guardada la configuración del servidor viejo. Hay que actualizarla en cada uno, o esos dispositivos van a seguir intentando conectarse a un lugar que ya no tiene el correo nuevo.
No avisar a nadie del equipo. Si hay más de una persona usando casillas del dominio, todas necesitan la nueva configuración al mismo tiempo, no de forma escalonada, para evitar confusión sobre dónde está cada mensaje durante la transición.
Qué pasa con el correo saliente durante la transición
Un punto que se suele pasar por alto: mientras el MX está en proceso de propagación, el correo que vos envíes puede seguir saliendo con la configuración vieja si no actualizaste también los datos de salida en tu programa de correo, no solo los de entrada. Revisá los dos por separado: son configuraciones distintas y es común actualizar una y olvidarse de la otra.
Y si notás que te llegan copias duplicadas del mismo mensaje durante esos días, no es un error: es exactamente el comportamiento esperable de un cambio de MX en proceso, donde ambos servidores pueden estar recibiendo copias del mismo envío hasta que la propagación termina de asentarse en todos lados.